Avvio dell'inventario per vecchi registri: quale versione conservare
Come avviare l’inventario dei registri di una società TAV: conservate la versione attiva, archivate le copie obsolete e ridurre lo spazio occupato.
Criteri di selezione
Quando iniziate l’inventario, confrontate la data e il numero di versione di ogni documento. Conservate solo la copia attiva che rappresenta lo stato corrente del membro, della gara o dell’attrezzatura, ed eliminate le copie precedenti senza richiesta legale.
Nei registri della pedana, cartacei o digitali, mantenete l’anno corrente e archiviate il resto. Una voce 'gare di febbraio 2022' non serve se esiste la versione 2023, salvo che il regolamento FITAV non lo chieda per verifiche.
- Seleziona la versione più recente e firmata
- Verifica gli obblighi di conservazione nel regolamento FITAV
Denominazione standard
Adottate un sistema di denominazione come 'YYYY-MM-GG_tipo_operatore_vN' per ogni file. Così il nuovo regolamento diventa v2, il vecchio v1, e si evita di eliminare la versione sbagliata durante le operazioni di pulizia.
Inserite le versioni attive in una cartella 'Attivi' e le obsolete in una 'Quarantena' per 90 giorni. Dopo un backup completo, potete eliminare definitivamente i file dalla quarantena.
- Usa data e versione nel nome del file
- Quarantena di 90 giorni prima della cancellazione
Revisione ogni semestre
A metà e a fine anno, riaprite l'archivio e verificate per ogni voce: se trovate una copia con stessa data ma versione diversa, aggiungete il tag 'superato' e non spostate il file dalla cartella di lavoro.
Il responsabile dell’archivio, nominato dal consiglio direttivo, esegue la pulizia con doppia conferma. La cancellazione deve essere registrata con timestamp nel database delle operazioni.
- Pulizia semestrale obbligatoria
- Doppia conferma per ogni eliminazione
Errori da evitare
Non conservate più copie dello stesso atto se non richieste, ad esempio due documenti con la stessa timbratura. Se la scansione è valida, riducete il cartaceo e conservate solo il file digitale.
Non rimuovete file senza prima consultare il calendario delle verifiche. Un’attestazione di qualifica può servire per un reclamo, quindi archiviate l’ultima versione per l’anno di riferimento.
- Elimina duplicati eversioni superflue
- Controlla il calendario delle severenze prima di scartare